Opérer une entreprise par l’entremise d’une société par actions comporte plusieurs avantages. L’entreprise bénéficiera alors de plus de pouvoirs et de flexibilité dans la gestion de ses opérations, sans compter les avantages fiscaux et la limitation quant à la responsabilité des actionnaires. Et, qu’en est-il alors des obligations?
Car, comme disait l’Oncle Ben au jeune Spiderman : « Un grand pouvoir implique de grandes responsabilités »!
Une entreprise constituée en société par actions aura dès lors la responsabilité de respecter diverses dispositions et obligations légales. Nous tenons à vous informer quant à trois de ces obligations annuelles à respecter afin de vous aider à assurer une saine gestion de votre société.
1. La déclaration de revenus
Parmi ces obligations annuelles, celle qui est le moins souvent oubliée est assurément l’obligation de produire la déclaration de revenus de la société. Votre comptable sera votre meilleur allié face à cette obligation.
2. La mise à jour annuelle de l’entreprise
La société doit également produire sa déclaration de mise à jour annuelle auprès du Registraire des entreprises du Québec et en payer les droits. Il est possible depuis quelques années de produire cette déclaration annuelle à même sa déclaration de revenus, mais sans pouvoir y effectuer de changement. Conséquemment, si des changements sont survenus quant aux informations figurant au Registraire, la société sera alors tenue de les mettre à jour. Une société constituée sous la loi fédérale devra quant à elle produire un rapport annuel auprès de Corporations Canada en plus de sa déclaration annuelle au Registraire.
3. Mise à jour du livre des minutes
Finalement, la société doit également s’assurer d’avoir un livre des minutes et de le conserver à jour. Elle doit ainsi procéder annuellement à une assemblée de ses actionnaires. Cette obligation, malheureusement souvent oubliée ou simplement négligée, est primordiale afin non seulement de respecter les obligations légales, mais aussi afin de conserver l’historique des décisions et des changements corporatifs. Un livre des minutes incomplet pourrait vous causer bien des difficultés, surtout dans le cadre d’une restructuration ou d’une vente de la société ou simplement d’une transaction entre actionnaires.
Les administrateurs sont ainsi tenus de convoquer une assemblée annuelle des actionnaires lors de laquelle ils devront présenter les états financiers de la société aux actionnaires. Ces derniers doivent de plus voter afin de constituer le conseil d’administration et s’assurer de confirmer leur décision de ne pas nommer de vérificateur des comptes, si tel est le cas, cette décision n’étant valide que jusqu’à l’assemblée annuelle suivante tout au plus.
Comme vous pouvez l’imaginer, ces obligations ne représentent que la pointe de l’iceberg. Afin de vous assurer de ne pas manquer à vos obligations, nous vous recommandons de vous informer plus en détail quant aux obligations légales concernant les sociétés par actions.
Crédit Photo : photo de Roman Bozhko à Unsplash
