Plusieurs organismes à but non lucratif (ONBL) sont constitués par lettres patentes en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies. Alors que l’entrée en vigueur de la Loi sur les sociétés par actions du Québec en 2011 est venue moderniser le droit applicable aux compagnies, désormais les sociétés par actions, ces OBNL sont toujours régis par la Loi sur les compagnies, laquelle n’a pas été modernisée, ou très peu.
À titre d’exemple, il est permis pour une société par actions de tenir une assemblée des actionnaires en tout ou en partie par un moyen de télécommunication, pourvu que ce moyen permette à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux et pourvu que le règlement intérieur de la société permette une telle assemblée.
Or, jusqu’à récemment, un ONBL ne pouvait tenir une assemblée générale de ses membres par moyen de télécommunication, ce qui l’obligeait à tenir une telle assemblée en personne. En ces temps de confinement, convoquer tous les membres d’un OBNL pour tenir une assemblée générale est malheureusement impensable. Par ailleurs, cela peut s’avérer un problème en ce qui concerne la responsabilité des administrateurs qui ont l’obligation de convoquer et tenir une assemblée générale annuelle pendant les actuelles mesures de confinement.
Fort heureusement, une récente modification de la Loi sur les compagnies, survenue en novembre 2019, permet dorénavant aux OBNL de tenir une assemblée générale de ses membres par un moyen de télécommunication. Avant de se faire, le conseil d’administration devra toutefois s’assurer qu’une telle mesure ne contrevient pas aux lettres patentes ni aux règlements généraux de l’OBNL, autrement une modification de ces documents pourrait être nécessaire.
Tel que susmentionné, il sera important de choisir un moyen de télécommunication qui permet aux participants non seulement de communiquer entre eux en temps réel, mais aussi un moyen qui permettra de procéder à un vote secret et de préserver la confidentialité des membres advenant que cela soit demandé.
Advenant qu’il ne soit pas possible de procéder à une assemblée par moyen de télécommunication ou advenant qu’il ne soit pas opportun de procéder ainsi, le conseil d’administration a le pouvoir, dans certaines circonstances, d’annuler et de reporter la tenue d’une assemblée, incluant l’assemblée générale annuelle. Un avis devra alors être envoyé aux membres pour les en informer. De plus, dans le cas d’une assemblée générale annuelle, un tel report aura des conséquences sur différents sujets importants, notamment sur la présentation des états financiers, l’élection et les mandats des différents membres du conseil d’administration, ainsi que la nomination et le mandat du vérificateur des comptes.
Notre équipe offre des services d’aide à la gouvernance et peut vous conseiller et vous accompagner dans ce processus. Nous vous invitons à nous contacter notamment afin de convoquer et de tenir une assemblée générale annuelle des membres de votre OBNL, afin de vous assurer d’être en droit de procéder par moyen de télécommunication ou afin de reporter la tenue d’une telle assemblée tout en respectant les obligations qui incombent au conseil d’administration.
Un article de Me Sébastian Proulx-Garcia
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