Vous avez entrepris des négociations avec un nouveau partenaire d’affaires? Il peut s’agir d’un sous-traitant, d’un client potentiel ou d’un investisseur intéressé à prendre une participation dans votre entreprise. Bien entendu, ce partenaire potentiel veut en savoir plus sur vos affaires. D’une conversation à l’autre, vous êtes appelés à lui révéler vos méthodes de travail, votre marge de profits, l’identité de vos meilleurs clients et celle de vos employés clés.
Quelle n’est pas votre surprise de constater quelque temps plus tard que ce partenaire se met à copier vos procédés, à offrir des produits concurrents aux vôtres à meilleurs prix, à solliciter vos clients et à embaucher vos employés! Vos informations confidentielles sont désormais utilisées contre vous. C’est l’existence même de votre entreprise qui est menacée!
Comment éviter de se retrouver dans une telle situation? Faut-il se méfier de tous et s’abstenir de négocier avec des étrangers? En résumé : oui et non.
La convention de confidentialité
De toute évidence, un chef d’entreprise ne peut se priver d’établir de nouvelles relations d’affaires et donc de sortir de son réseau de contacts habituel. Une certaine dose de méfiance est par contre tout à fait saine en matière commerciale.
Heureusement, il existe un type de contrat spécialement adapté à ce genre de situations. Il s’agit de la convention de confidentialité. Ce type d’entente est régulièrement utilisé en matière commerciale. Tout entrepreneur devrait en posséder une bonne connaissance.
La convention de confidentialité a précisément pour but d’encadrer la communication d’informations confidentielles. Elle permet de délimiter les droits et les obligations de chaque partie et de régler les conséquences d’un manquement à ces devoirs en précisant les recours de la partie lésée.
La structure de la convention de confidentialité
La convention de confidentialité débute généralement par l’identification claire des parties. Il faut savoir avec qui on transige et s’assurer que notre interlocuteur a le pouvoir de lier son entreprise.
Ensuite, on précise généralement le contexte qui mène à la divulgation des informations confidentielles. Quel est le but de la négociation? S’agit-il pour un investisseur d’évaluer le bénéfice qu’il peut escompter de son investissement ou s’agit-il de permettre à un fournisseur de biens ou de services de présenter une offre adaptée aux besoins de son client?
On définit ensuite l’information qui fait l’objet de la protection recherchée et celle qui en est exclue. Par exemple, on ne pourra couvrir par le biais d’une telle entente des informations qui sont connues du grand public.
Suivent ensuite les engagements des parties et les mécanismes permettant de sanctionner tout défaut de s’y tenir.
La protection de la confidentialité : un tout
La convention de confidentialité est un outil essentiel pour toute entreprise en croissance. Il faut que l’ensemble des pratiques de l’entreprise qui veut se protéger mette l’accent sur la protection des informations confidentielles. Il serait en effet dommage de venir court-circuiter une convention de confidentialité en allant mettre des informations sensibles sur le site Web de l’entreprise par exemple.
Donc, que ce soit lors de l’établissement des politiques régissant la protection des informations sensibles de l’entreprise ou au moment de la négociation d’une entente de confidentialité, un avocat spécialisé en droit des affaires se révélera un précieux allié!
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